প্রতিবেদন শব্দের আক্ষরিক অর্থ বিবরণী। শব্দটি এসেছে ইংরেজি ‘Report’-এর পরিভাষা হিসেবে। তবে শব্দটি বর্তমানে আরও ব্যাপক অর্থে ব্যবহৃত হয়। প্রতিবেদন দ্বারা ঘটনার অনুসন্ধানী পর্যবেক্ষণমূলক বিবৃতি বোঝায়। যিনি প্রতিবেদন রচনা করেন তাকে বলা হয় প্রতিবেদক। প্রতিবেদন লেখার সময় অনুসরণযোগ্য বিষয়গুলো হলো
পরিকল্পনা : প্রতিবেদন রচনার আগে প্রতিবেদককে স্থির করতে হয় কোন ধরনের প্রতিবেদন তৈরি হবে এবং কীভাবে তা লেখা হবে। এ ক্ষেত্রে নির্দিষ্ট ঘটনা বা বিষয় সম্পর্কে বিস্তারিত তথ্য সংগ্রহ করে প্রথমে মূল এবং পরবর্তী অংশে অন্যান্য তথ্য উপস্থাপন করা প্রয়োজন। এটি বিশেষ করে স্বাধীনভাবে প্রতিবেদন লেখার সময় প্রযোজ্য। প্রশ্নপত্রে প্রতিবেদনের বিষয় উল্লেখ করে দেওয়া থাকে।
সংহতি : প্রতিবেদনে কেবল প্রয়োজনীয় বর্ণনা এবং তথ্যই দিতে হবে। অপ্রাসঙ্গিক বর্ণনা বর্জনীয়। প্রতিবেদনকে হতে হয় সংহত ও শিল্পশোভন রচনা। প্রতিবেদকের ব্যক্তিগত আবেগ ও মতামত এ ক্ষেত্রে গ্রহণযোগ্য নয়।
নিরপেক্ষতা : প্রতিবেদক কোনো ব্যক্তি বা সমষ্টির পক্ষে পূর্ব নির্ধারিত সিদ্ধান্ত গ্রহণ করতে পারে না। প্রতিবেদককে নিরপেক্ষ ও নির্মোহভাবে সব পক্ষের মতামত সমান গুরুত্ব দিয়ে উপস্থাপন করতে হয়। এমনকি কারও বিরুদ্ধে অভিযোগ করা হলে তার বক্তব্যও উপস্থাপন করা প্রয়োজন।
পর্যাপ্ত তথ্য : প্রতিবেদনে অবশ্যই পর্যাপ্ত তথ্য থাকতে হবে। কখন, কোথায়, কী, কেন, কীভাবে ঘটনা ঘটেছে এবং কে বা কারা এর সঙ্গে সংশ্লিষ্ট ইত্যাদি তথ্য প্রতিবেদনে থাকতে হয়।
ভাষা : প্রতিবেদনের ভাষা হবে সহজ-সরল এবং স্পষ্ট। প্রতিবেদনে দুর্বোধ্য, অস্পষ্ট কিংবা দ্ব্যর্থবোধক শব্দ প্রয়োগ করা উচিত নয়।
অনুচ্ছেদ : প্রতিবেদনে ভিন্ন প্রসঙ্গের জন্যে নতুন অনুচ্ছেদ তৈরি করা বাঞ্চনীয়। একই অনুচ্ছেদ অন্য ধরনের প্রসঙ্গের অবতারণা করা উচিত নয়।
সূত্র নির্দেশ : প্রতিবেদনে অবশ্যই যথাসম্ভব সর্বজন গৃহীত ও স্বীকৃত সূত্র উল্লেখ করে তথ্য উপস্থাপন করতে হয়। সূত্রবিহীন প্রতিবেদন অন্যদের কাছে বানোয়াট ও ভিত্তিহীন মনে হতে পারে।
সঙ্গতি রক্ষা : প্রতিবেদন অবশ্যই উদ্দেশ্যের সঙ্গে সঙ্গতি রেখে রচিত হতে হবে। অর্থাৎ প্রতিবেদক কিছুতেই তার লক্ষ্য ও উদ্দেশ্য থেকে বিচ্যুত হবে না।
প্রযুক্তির সহায়তা : প্রতিবেদনের সত্যতা ও অবস্থার প্রমাণ সংগ্রহের জন্য প্রতিবেদক প্রযুক্তির সহায়তা (সচল বা স্থিরচিত্র গ্রহণ এবং কথোপকথন রেকর্ড করা) নিতে পারে। প্রতিবেদনের সঙ্গে প্রয়োজন মোতাবেক তা সংযুক্ত করাও যেতে পারে।