ইন্টারনেটভিত্তিক তথ্য যোগাযোগের ক্ষেত্রে ইমেইল গুরুত্বপূর্ণ এবং জনপ্রিয় মাধ্যম। দাপ্তরিক বার্তা আদান-প্রদানের ক্ষেত্রে ব্যবহৃত হয় বলে ইমেইল ব্যবহারের ক্ষেত্রে রয়েছে কিছু শিষ্টাচার।
ইমেইল অ্যাড্রেস খুলুন সহজবোধ্য এবং ফরমাল শব্দে।
আপনার ইমেইল অ্যাকাউন্ট প্রোফাইল পিকচারে ছবি দিতে হলে নিজের স্পষ্ট ছবি ব্যবহার করুন।
সাবজেক্ট লিখুন যে বিষয়ের ওপর মূল বক্তব্য লিখেছেন বা ফাইল অ্যাটাচ/আপলোড করেছেন তা নিয়ে।
স্প্যাম/জাংক/অচেনা কারও ইমেইলের জবাব দিতে সতর্ক থাকুন।
ভাষার বিকৃতি, ইমোজি, হাল ফ্যাশনের শব্দ পরিহার করুন।
ইংরেজি/বাংলা/ অন্য যে ভাষাই ব্যবহার করুন, তা নির্ভুল করতে সচেষ্ট হোন।
শুধু প্রাতিষ্ঠানিক নয়, ব্যক্তিগত ইমেইলের শেষেও নিজ পরিচয় উল্লেখ করুন।
অফিসের কাজে ব্যক্তিগত ইমেইল ব্যবহার না করাই ভালো।
কাজ শেষে অ্যাকাউন্ট লগ-আউট করুন।
ফরমাল ইমেইল করার সময় অপ্রচলিত/বিশেষ ধরনের শব্দ/ফন্টে লেখা এবং চ্যাটিং-য়ে ব্যবহৃত হয় এমন শব্দ বর্জন করুন।
উৎসবে/পার্বণে একই মেসেজ গণহারে নয়; শুভেচ্ছা বার্তা প্রত্যেকের জন্য আলাদাভাবে লেখার সময় ও সুযোগ পেলে তবেই পাঠান।
গোপনীয় মেইলের ক্ষেত্রে কাকে কতটুকু পাঠাচ্ছেন তা নিশ্চিত হোন। সাবজেক্ট লাইনে ‘গোপনীয়’ বা ‘কনফিডেনশিয়াল’ উল্লেখ করুন।
কোয়ান্টাম ফাউন্ডেশনের সৌজন্যে