আপনি প্রতিষ্ঠানের অধিকর্তা। প্রতিষ্ঠানের নানা বিভাগের নানা কাজ। দায়িত্বে নিয়োজিত আছেন অনেকেই। যার যার কাজ সঠিক সময়মতো সবাই করছে কিনা তার ওপর নির্ভর করছে প্রতিষ্ঠানের সাফল্য, উন্নতি, এগিয়ে চলার পথপরিক্রমা। অধিকর্তা হিসেবে কাজের অবস্থান ও অগ্রগতি মনিটরিং বা তদারকি করা আপনার অন্যতম প্রধান কর্তব্য।
মনিটরিং যত জোড়ালো ও কৌশলী হবে কাজের অগ্রগতি তত বাড়বে। তাই মনিটরিং জোড়ালো করতে আপনার জন্য রইল পরামর্শ।
আপনার দলের সদস্যদের জন্য নির্ধারিত কাজের তালিকা তৈরি করুন। প্রথমত, কাজের শিরোনামগুলো লিখুন, দ্বিতীয়ত, কাজগুলোর আরও বিস্তারিত বিবরণ ও খুঁটিনাটি বিষয়গুলো উল্লেখ করুন, তৃতীয়ত, কীভাবে কাজ চলবে তার পুঙ্খানুপুঙ্খ বিবরণ দলের সদস্যদের বোঝানো দরকার।
কাজ করার পদ্ধতি ও রীতি যথাযথভাবে অনুসরণের গুরুত্ব কর্মকর্তাদের অনুধাবন করতে পারতে হবে। এ জন্য সভা আয়োজন করুন। প্রয়োজনে প্রশিক্ষণের ব্যবস্থা করুন। নিশ্চিত করুন কর্মকর্তারা ঠিক ঠিকভাবে তাদের ওপর অর্পিত কাজগুলো কীভাবে করতে হবে তা বুঝতে পারছেন।
শুধু বুঝতে পারলেই হবে না, অফিসের পলিসি অনুযায়ী দায়িত্ব ও কর্তব্য পালনে দলের সদস্যদের সবসময় উৎসাহী রাখা দরকার। এর জন্য প্রয়োজন ইনসেনটিভ ঘোষণা। যারা ভালো কাজ করবেন তাদের জন্য পুরস্কার ঘোষণা করুন। একই সঙ্গে যারা ব্যর্থ হবেন তাদের জন্য যথাযথ ব্যবস্থা নিন।
লক্ষ্যমাত্রা ছাড়া কাজ কখনো সঠিক সময়ে শেষ হতে পারে না। তাই অধিকর্তাকে কাজের দায়িত্ব অর্পণের পাশাপাশি সময়ও নির্ধারণ করে দিতে হবে।
এবার তদারকি করা অনেক সহজ হয়ে যাবে। সময়মতো কাজ শেষ হচ্ছে কিনা তা সবসময় তদারকি করতে হবে। খেয়াল রাখতে হবে, প্রতিটি বিভাগে প্রতিটি কাজ যেভাবে হওয়ার কথা সেভাবে হচ্ছে কি না। কোথায় বিচ্যুতি দেখলেই সঙ্গে সঙ্গে উদ্যোগ নিতে হবে।
প্রত্যেকের দায়িত্ব ও কর্তব্য আলাদা করে লিখে দিন। প্রয়োজনবোধে কাজের তালিকা কাগজে প্রিন্ট আউট নিয়ে কর্তব্যরত কর্মকর্তার দৃষ্টিগোচর কোনো স্থানে ঝুলিয়ে দিন। যাতে সবসময় নজরে পড়ে, ভুলে গেলে চট করে দেখে নেওয়া যায়।
নির্দিষ্ট বিরতিতে নিয়মিত তদারকি করুন। ভালো তদারকিই ভালো কাজের অন্যতম প্রধান কৌশল।
অনেক কাজের ভিড়ে যাতে কিছু কিছু কাজ হারিয়ে না যায় তার জন্য চেকলিস্ট তৈরি করুন। নির্দিষ্ট সময় শেষে চেকলিস্ট ধরে ধরে দেখুন, কাজগুলোর অগ্রগতি আশানুরূপ কি না।
আপনার দলের সদস্যের সংখ্যা যদি দশের অধিক হয় তাহলে কাজের পরিমাণ সাপেক্ষে জোড়ালো তদারকি নিশ্চিত করার জন্য আপনার সহকারী বাড়ান।
মনিটরিং জোড়ালো করতে নানা ধরনের সফটওয়্যার পাওয়া যায়। এসব সফটওয়্যারের ব্যবহার সহজ আর ব্যয় তুলনামূলক বেশ কম।