আমাদের জীবন সময়ের সমষ্টি। সময় সঞ্চয় করে রাখা যায় না। যথার্থ ব্যবহারের মাঝেই নিহিত জীবনের সফলতা। প্রতিটি মানুষের জন্য এক দিনে সময়ের পরিমাণ নির্দিষ্ট, ২৪ ঘণ্টা। এই নির্দিষ্ট পরিমাণ সময় যিনি যত বিচক্ষণভাবে ব্যয় করতে পারেন বা কাজে লাগাতে পারেন সফলতা তার কাছে ধরা দেয় বেশি। গুরুত্ব বুঝে অগ্রাধিকার ভিত্তিতে বিভিন্ন কাজের জন্য সময়ের বণ্টন করাই সময় ব্যবস্থাপনা। জীবনে সফল হতে হলে যেসব বিষয়ে দক্ষ হতে হয়, সময় ব্যবস্থাপনা তাদের অন্যতম।
সময়ের গুরুত্ব
সময় এমন একটি সম্পদ, যা একবার চলে গেলে আর ফিরে আসে না। অর্থ হারালে তা আবার অর্জন করা সম্ভব, কিন্তু হারানো সময় কোনোভাবেই ফেরত পাওয়া যায় না। শিক্ষার্থী থেকে শুরু করে পেশাজীবী সবার জন্য সময়ের সঠিক ব্যবহার অপরিহার্য। সময়কে সঠিকভাবে কাজে লাগাতে পারলে কাজের চাপ কমে, মানসিক চাপও হ্রাস পায় এবং জীবনে আসে শৃঙ্খলা।
সময় ব্যবস্থাপনার ধাপ লক্ষ্য নির্ধারণ
সময় ব্যবস্থাপনার প্রথম ধাপ লক্ষ্য নির্ধারণ। স্পষ্ট লক্ষ্য নির্ধারণ করতে পারলে দ্বিধাজনিত কারণে সময়ের অপচয় ঘটে তার রোধ করা যায়। আপনি কী করতে চান, কোথায় যেতে চান, এই বিষয়গুলো পরিষ্কার না হলে সময়কে কার্যকরভাবে ব্যবহার করা কঠিন। লক্ষ্য নির্ধারণের সময় তা হতে হবে বাস্তবসম্মত ও নির্দিষ্ট। যেমন- ‘ভালো ফল করব’ এর চেয়ে ‘প্রতিদিন ৩ ঘণ্টা পড়ব’ এটি অনেক বেশি কার্যকর লক্ষ্য। লক্ষ্য নির্ধারণের জন্য বেশ কয়েকটি তালিকা তৈরি করুন। বছরভিত্তিক, মাসভিত্তিক ও দৈনন্দিন লক্ষ্য নির্ধারণ করুন।
অগ্রাধিকার ভিত্তিতে কাজ ঠিক করুন
সব কাজ একসঙ্গে করা সম্ভব যেমন নয়, তেমনি সব কাজ সমান গুরুত্বপূর্ণও নয়। তাই জরুরি ও গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলোর মধ্যে পার্থক্য বুঝে অধিক গুরুত্বপূর্ণ ও দীর্ঘস্থায়ী প্রভাব আছে এমন কাজগুলোকে অগ্রাধিকার দিতে হবে। গুরুত্বপূর্ণ ও তুলনামূলক কঠিন কাজগুলো দিনের শুরুতে রাখতে পারেন। দিনের শুরুতে আমাদের মানসিক শক্তি ও সমস্যা সমাধানের শক্তি বেশি থাকে। সে সময় গুরুত্বপূর্ণ ও কঠিন কাজগুলো করা সহজ হয়।
কাজের আগে পরিকল্পনা করুন
পরিকল্পনা ছাড়া কোনো কাজ সুন্দরভাবে করা সম্ভব নয়। পরিকল্পনা করে কাজ করলে সময়ের সাশ্রয় হয়। সময়ের সর্বোচ্চ ব্যবহারের জন্য প্রতিদিনের জন্য একটি রুটিন তৈরি করুন। কখন পড়বেন, কখন বিশ্রাম নেবেন, কখন বিনোদনের সময় সবকিছু নির্দিষ্ট থাকলে সময় অপচয়ের সুযোগ কমে যায়। তবে পরিকল্পনা যেন খুব কঠোর না হয় সেদিকে খেয়াল রাখতে হবে। প্রয়োজনে রুটিনে কিছু পরিবর্তন এনে সমন্বয় করার মানসিকতা থাকতে হবে।
দেরি করার অভ্যাস পরিহার করুন
অনেকেই গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলো পরে করার প্রবণতায় ভোগেন। এই অভ্যাস সময় ব্যবস্থাপনার সবচেয়ে বড় বাধা। ‘এখন না, পরে করব’ এই চিন্তা থেকেই আস্তে আস্তে কাজের পাহাড় জমে যায়। এই মানসিকতা থেকে বের হয়ে আসতে হবে। বড় একটি কাজকে কয়েকটি ছোট টুকরাতে বিভক্ত করে নিন। এতে কাজ শুরু করার যে অনিচ্ছা তা দূর হবে।
মনোযোগ বিঘ্ন করে এমন জিনিস
থেকে দূরে থাকুন
বর্তমান সময়ে মোবাইল ফোন, সামাজিক যোগাযোগমাধ্যম, টেলিভিশন এসব আমাদের সময় নষ্টের বড় কারণ। পড়াশোনা বা কাজের সময় এসব থেকে দূরে থাকা জরুরি। নির্দিষ্ট সময় নির্ধারণ করে সামাজিক যোগাযোগমাধ্যম ব্যবহার করলে সময়ের অপচয় অনেকটাই কমানো সম্ভব।
সময় রাখুন বিশ্রাম ও বিনোদনের জন্য
সময় ব্যবস্থাপনা মানে শুধু কাজ করা নয়, বরং সঠিকভাবে বিশ্রাম নেওয়াও এর অংশ। পর্যাপ্ত ঘুম ও মনকে প্রশান্ত হতে না দিলে কাজের প্রতি মনোযোগ কমে যায়। তাই কাজের ফাঁকে ফাঁকে ছোট বিরতি নেওয়া এবং নিজের পছন্দের কাজ করা প্রয়োজন। এতে মানসিকভাবে সতেজ থাকবেন।
নিজেকে মূল্যায়ন করুন
দিন শেষে নিজের কাজগুলো পর্যালোচনা করা খুবই গুরুত্বপূর্ণ। কোন কাজগুলো সম্পন্ন হয়েছে, কোনগুলো হয়নি এবং কেন হয়নি এসব বিষয় বিশ্লেষণ করলে পরবর্তী দিনে আরও ভালোভাবে সময় ব্যবস্থাপনা করা সম্ভব। নিজেকে প্রতিদিন একটু একটু করে উন্নত করার চেষ্টা করতে হবে।
প্রযুক্তির সঠিক ব্যবহার
বর্তমান যুগে সময় ব্যবস্থাপনায় প্রযুক্তি গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা রাখে। বিভিন্ন অ্যাপ যেমন ক্যালেন্ডার, রিমাইন্ডার, টাস্ক ম্যানেজার ব্যবহার করে কাজগুলো সহজে সংগঠিত করা যায়। তবে প্রযুক্তির অপব্যবহার যেন না হয়, সে বিষয়েও সতর্ক থাকতে হবে।