প্রধান নির্বাহী কর্মকর্তা, ব্রিজ ইনস্টিটিউট অব ট্রেনিং অ্যান্ড কনসালট্যান্সি, ব্যবস্থাপনা বিষয়ক লেখক ও প্রশিক্ষক
পরিকল্পনা করা কঠিন কিছু নয়। অনেকেই করেন। পরিকল্পনা একবারে ফাইনাল হয় না। প্রথমে খসড়া হয়। ধীরে ধীরে কিছু কাজ বাদ পড়ে যায় আবার কিছু কাজ যোগ হয়। নানা কাজের থাকে নানা বৈশিষ্ট্য। কিছু কাজ দীর্ঘমেয়াদি, কিছু কাজ থাকে অতি জরুরি। এই পরিকল্পনা চূড়ান্ত হতে কখনো এক সপ্তাহ, কখনো এক মাস সময়ও লাগে। তারপরও আদর্শ পরিকল্পনা করার জন্য কী কী ধাপে এগুনো যেতে পারে তার দিকনির্দেশনা দেওয়া হলো।
কেন পরিকল্পনা
প্রত্যেক প্রতিষ্ঠানের কাজের ধরনের ওপর ভিত্তি করে বিভিন্ন বিভাগের বিভিন্ন ধাপের কর্মকর্তাদের পরিকল্পনা করার ধরন, উদ্দেশ্য, ব্যাপ্তি, প্রয়োজনীয়তা ও বাস্তবায়নের উপায় ভিন্ন হতে পারে। আপনার প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য অর্জনে আপনার অবস্থান থেকে কী ধরনের সময়ভিত্তিক পরিকল্পনা করবেন তা সম্পূর্ণভাবে আপনার ওপর নির্ভর করে।
পরিকল্পনার আগে প্রশ্ন
যে কাজের পরিকল্পনার আগে তিনটি প্রশ্ন করতে হবে কী, কেন এবং কীভাবে। কী কাজ করবেন বলে ভাবছেন, কাজটি কেন করবেন, কাজটি কীভাবে করবেন? ভাবুন। কী উদ্দেশ্যে পরিকল্পনা করছেন সেটা পরিষ্কার হওয়া জরুরি। পরিকল্পনা করার বিভিন্ন স্তরে এই লেখাটা বারবার পড়–ন। যাচাই করুন, পরিকল্পনা করতে গিয়ে আপনি উদ্দেশ্য বা লক্ষ্য থেকে কখনো দূরে সরে যাচ্ছেন কি না।
কাজের তালিকা
উদ্দেশ্য অর্জন করতে গিয়ে কী কী কাজ করতে হবে তার একটি তালিকা তৈরি করুন। কোনো কাজকেই প্রথমে তালিকা থেকে বাদ দেওয়ার দরকার নেই। যা মনে আসে লিখতে থাকুন।
কাজের ব্যাখ্যা
কাজের তালিকার প্রত্যেকটি ডানপাশে ব্যাখ্যা লিখুন। কেন এই কাজটি তালিকাভুক্ত করলেন, কী উদ্দেশ্য অর্জন করতে চান, কাজটির প্রযোজ্যতা কী ইত্যাদি।
কাজ বাছাই
কাজের ধরন অনুযায়ী কাজগুলোকে বাছাই করুন। উদাহরণ স্বরূপ প্রশাসনিক কাজ, ক্রেতা সেবা সংশ্লিষ্ট কাজ, হিসাবরক্ষণ সংক্রান্ত কাজ, এভাবে আলাদা আলাদা করে ভাগ করুন।
গুরুত্বক্রম অনুসারে সাজানো কাজগুলোকে চার ভাগে ভাগ করতে পারেন।
খুব গুরুত্বপূর্ণ খুব আর্জেন্ট
খুব গুরুত্বপূর্ণ কিন্তু আর্জেন্ট নয়
গুরুত্বপূর্ণ
গুরুত্বপূর্ণ নয়।
এবার সময়োপযোগী ও যিনি কাজটি বাস্তবায়ন করবেন তার দক্ষতার ওপর ভিত্তি করে কাজগুলোকে গুরুত্বের ক্রমানুসারে সাজান।
বাস্তবায়ন সময়সূচি
কাজের তালিকা ও সময়সূচি নিয়ে এমএস ওয়ার্ড বা এমএস এক্সেল-এ একটি টেবিল তৈরি করুন। বিভিন্ন রঙ ব্যবহার করে কাজের নামের পাশে সময়সূচিকে চিহ্নিত করুন। এভাবে পুরো কাজের জন্য দিন, সপ্তাহ, মাস বা বছরব্যাপী নির্ধারিত বাস্তবায়ন সময়সূচি তৈরি করুন। এই কাজকে আরও সহজ ও ব্যবহার উপযোগী করার জন্য অ্যাপসও পাওয়া যায়।
দায়িত্ব বণ্টন
কাজের ধরন অনুযায়ী দায়িত্ব বণ্টন করুন। কার দায়িত্ব কী এবং তা কীভাবে পালন করা হবে, দায়িত্ব পালন শেষে রিপোর্টিং কীভাবে হবে ইত্যাদি যতটা বিস্তারিতভাবে পরিকল্পনা করা যায় ততই ভালো।
সময়সীমা নির্ধারণ
কার দায়িত্ব কী এটা নির্ধারণ করার পাশাপাশি অবশ্যই সময়সীমা বেঁধে দিতে হবে। যাতে পরিকল্পনা বাস্তবায়নকালে সময়ের সঙ্গে সঙ্গে কাজের অগ্রগতি পর্যবেক্ষণ ও মূল্যায়ন করা যায়।
মূল্যায়ন পদ্ধতি
পরিকল্পনা কতটা সফল কিংবা কতটা ব্যর্থ তা কীভাবে মূল্যায়ন করা হবে তা নির্ধারণ করতে হবে। পরবর্তী সময়ে পরিকল্পনা তৈরি করা ও তা বাস্তবায়নে আপনি আরও চৌকস হতে পারবেন।
বিকল্প পরিকল্পনা
বারবার যাচাই করার পরেও ধরে নিন পরিকল্পনা বাস্তবায়নের সময় যদি কোনো কারণে পরিকল্পনা ভেস্তে যেতে বসে তাহলে বিকল্প পরিকল্পনা কী হবে। ইংরেজিতে একে ‘বাটনা’ বলা হয় বেসিক অলটারনেটিভ টু নো এগ্রিমেন্ট। একজন দক্ষ পরিকল্পনাকারী অবশ্যই এক বা একাধিক বিকল্প পরিকল্পনা নিয়ে কাজ করেন।
পরিশেষ
যারা পরিকল্পনা তৈরিতে নিজেকে অভিজ্ঞ মনে করেন না, তারা পরিকল্পনা শেষে অভিজ্ঞ কারও মতামত নিতে পারেন। তবে অফিসে বা জীবনের নানা ক্ষেত্রে সফল হওয়ার জন্য পরিকল্পনা করা দারুণ অভ্যাস। মনে রাখবেন, সব পরিকল্পনাই বাস্তবায়নের সময় কমবেশি পরিবর্তন হতে পারে। পরিকল্পনা স্রেফ সুষ্ঠু বাস্তবায়নের গাইডলাইন দেয়, আসল কাজটি হবে বাস্তবায়নের সময়।
