ইমেইল অ্যাড্রেস খুলুন সহজবোধ্য ও আনুষ্ঠানিক শব্দে। এতে অন্যদের মনে রাখতে যেমন সুবিধা হবে, তেমনি অন্যের বিরক্তির কারণও হতে হবে না।
আপনার ইমেইল অ্যাকাউন্ট প্রোফাইল পিকচারে অন্যের ছবি/কার্টুন ইমেজ/প্রাকৃতিক দৃশ্য ব্যবহার করবেন না। ছবি দিতে হলে নিজের স্পষ্ট ছবি ব্যবহার করুন।
সাবজেক্ট লিখুন যে বিষয়ের ওপর মূল বক্তব্য লিখেছেন বা ফাইল অ্যাটাচ/আপলোড করেছেন তা নিয়ে।
স্পাম/জাংক/অচেনা কারও ইমেইলের জবাব দেওয়ার ক্ষেত্রে সতর্কতা অবলম্বন করুন।
ভাষার বিকৃতি, ইমোজি, হাল ফ্যাশনের শব্দ পরিহার করুন। চ্যাটিংয়ের ভাষা ইমেইলে যেন ব্যবহৃত না হয় সেদিকে বিশেষ সতর্ক থাকুন।
ইংরেজি/বাংলা/অন্য যে ভাষাই ব্যবহার করুন, তা যেন যথাসম্ভব নির্ভুল হয় সে বিষয়ে সচেষ্ট হন। ভুল বানান ও বাক্য গঠন ব্যক্তিত্বকে ম্লান করে দেয়।
শুধু প্রাতিষ্ঠানিক নয়, ব্যক্তিগত ইমেইলের শেষেও নিজ পরিচয় উল্লেখ করুন।
অফিসের কাজে ব্যক্তিগত ইমেইল ব্যবহার না করাই ভালো।
কাজ শেষে ইমেইল অ্যাকাউন্ট লগ-আউট করুন।
অন্যথায় নিজের ও প্রতিষ্ঠানের বিপদ হতে পারে।
