ঘরোয়া অথবা আনুষ্ঠানিক, যে রকম অনুষ্ঠানই হোক না কেন, আমন্ত্রণ জানানোর সময় কিছু বিষয় খেয়াল রাখা উচিত। তা আপনার সম্ভাব্য অতিথিদের অনুষ্ঠানে আশা নিশ্চিত করবে।
কীভাবে আমন্ত্রণ জানাবেন
সরাসরি সাক্ষাৎ, আমন্ত্রণ পত্র, কার্ড, ফোন, ই-মেইল প্রভৃতি মাধ্যমে আমন্ত্রণ জানানো হয়। পারিবারিক বিভিন্ন অনুষ্ঠানে ফোনের পরিবর্তে সরাসরি উপস্থিত হয়ে আমন্ত্রণ জানানো ভালো, তবে দূরের অতিথিদের জন্য ফোন ব্যবহার করা যায়। অফিসিয়াল বা একাডেমিক অনুষ্ঠানে আমন্ত্রণ কার্ড, ফোন অথবা ই-মেইল ব্যবহার করা যায়।
সময় হাতে রেখে আমন্ত্রণ জানান
সময় হাতে রেখে আমন্ত্রণ জানানো উচিত। বিয়ের মতো আনুষ্ঠানিক অনুষ্ঠানে, ৩ থেকে ৬ সপ্তাহ আগে হতে আমন্ত্রণ জানাতে হয়। তা ছাড়া আলোচনাসভা, সেমিনার, প্রভৃতি অনুষ্ঠানে ২ থেকে ৪ সপ্তাহ, আর প্রশিক্ষণ কর্মশালা, ওয়ার্কশপে ৪ থেকে ৮ সপ্তাহ, কনফারেন্সে ৪ থেকে ৮ মাস আগে থেকে আমন্ত্রণ জানানো ভালো। ঘরোয়া অনুষ্ঠান জন্মদিন, বন্ধুরা একত্র হওয়া, রাতের খাবার বা চা পানের আমন্ত্রণে কিছুদিন আগে জানানো যেতে পারে।
কাকে আমন্ত্রণ জানাবেন না
প্রাক অনুষ্ঠানে এমন অতিথিকে আমন্ত্রণ না জানানোই উত্তম যাকে মূল অনুষ্ঠানে আমন্ত্রণ জানানোর পরিকল্পনা নেই। যেমনÑ বিবাহের পান চিনি অথবা বাগদান অনুষ্ঠানে এমন কাউকে আমন্ত্রণ জানানো উচিত হবে না যাকে বিয়ের অনুষ্ঠানে আমন্ত্রণ জানানোর পরিকল্পনা নেই।
পূর্ণ ঠিকানা জানাতে ভুলবেন না
আমন্ত্রণ জানানোর সময় অনুষ্ঠানের সময় এবং স্থান পরিষ্কারভাবে জানাতে হবে। বাসভবন, অফিস, রেস্টুরেন্ট বা কমিউনিটি সেন্টার যেখানেই হোক নাম ও ঠিকানা স্পষ্ট করে জানাবেন।
অতিথির সংখ্যা নিশ্চিত করুন
আমন্ত্রণের সময় অতিথির সংখ্যা নির্দিষ্ট করে দেওয়া উচিত। যেমন : একজন না সস্ত্রীক না পুরো পরিবারসহ তা স্পষ্ট করে জানান। অতিরিক্ত কাউকে সঙ্গে আনতে পারবে কিনা নিশ্চত করা উচিত। প্রয়োজনে নাম উল্লেখ করে দিতে পারেন।
সঠিক সম্বোধন
আমন্ত্রণ জানানোর ক্ষেত্রে অবশ্যই নামের টাইটেল এবং পদমর্যাদার প্রতি খেয়াল রাখতে হবে। অন্যদের ক্ষেত্রে যথাযথ সম্মোধন ও সম্মান প্রদর্শনের মাধ্যমে আমন্ত্রণ জানানো উচিত। একই পরিবারে একাধিক গুরুত্বপূর্ণ ব্যক্তি থাকলে তাদের প্রত্যেককে আলাদাভাবে আমন্ত্রণ জানানো উচিত।
পোশাক নির্দিষ্ট থাকলে উল্লেখ করুন
অনুষ্ঠানে কোনো পোশাক নির্দিষ্ট থাকলে আমন্ত্রণের সময় জানানো প্রয়োজন। যেমন : গায়ে হলুদ অথবা পুনর্মিলনীর সময় বিশেষ রঙের পাঞ্জাবি, স্যুট-টাই বা টি-শার্ট থাকলে উল্লেখ করা ভালো।
